Documento legal
Políticas de Privacidad y Tratamiento de Datos
PROMOIMPRESOS S.A.S., identificada con el NIT 900.860.816-7, con domicilio principal en la dirección Calle 27 No. 9-32 de la ciudad de Cali (Valle del Cauca), celular 3104560437 y correo electrónico julian.satizabal@promoimpresos.com.co, quien actúa como responsable del tratamiento, reconociendo la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales de sus grupos de interés, adopta la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales en cumplimiento de las disposiciones constitucionales y legales vigentes.
Objetivo
Establecer los criterios de recepción, recolección, registro, conservación, almacenamiento, modificación, reporte, consulta, entrega, transmisión, transferencia, uso, circulación y supresión de los datos personales tratados por la empresa.
Alcance
Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de la empresa, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales, en concordancia con la normatividad vigente aplicable y las demás disposiciones que la modifiquen, sustituyan, adicionen o complementen.
Definiciones
Para efectos de la presente política, las definiciones serán las contempladas en la Ley 1581 de 2012 y su normatividad reglamentaria.
Autorización
Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Base de datos
Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Dato personal
Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Datos sensibles
Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial, orientación política, salud, biometría, etc.).
Titular
Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Responsable del tratamiento
Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Encargado del tratamiento
Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable.
Tratamiento
Cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia
Envío de datos a un receptor que actúa como responsable del tratamiento, dentro o fuera del país.
Transmisión
Comunicación de datos a un encargado que actúa por cuenta del responsable, dentro o fuera del territorio nacional.
Causahabientes
Heredero o persona que recibe bienes o derechos como consecuencia del fallecimiento del causante.
LA/FT/FPADM
Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva.
Autorizaciones, Tratamiento y Finalidad
Previa solicitud de la empresa, el titular otorgará su consentimiento previo, expreso e informado del tratamiento al cual son sujetos sus datos personales. El consentimiento podrá obtenerse por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior (comunicación escrita, verbal, virtual o por conductas inequívocas).
4.1 Datos sensibles
- El titular no está obligado a dar su autorización o consentimiento.
- Se informará de forma explícita y previa qué tipo de datos sensibles serán solicitados.
- Se comunicará el tratamiento y la finalidad que se le dará a los datos sensibles.
- La autorización de los datos sensibles será previa, expresa y clara.
4.2 Urgencia médica y/o sanitaria
En circunstancias especiales que involucren direccionamientos del Gobierno Nacional o autoridad competente, ante condiciones epidemiológicas u otras de salud pública, la empresa recolecta los datos de personas y los compartirá con las autoridades correspondientes de conformidad con las disposiciones que apliquen.
4.3 Datos de niños, niñas y adolescentes
Solo podrán tratarse aquellos datos que sean de naturaleza pública, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, respondiendo el interés superior de los menores y asegurando el respeto de sus derechos fundamentales. Los representantes legales otorgarán la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado.
Finalidades
- Evaluación, gestión del ingreso, estudios de seguridad y proceso de vinculación del aspirante.
- Mantenimiento de hojas de vida en repositorio para futuras vacantes.
- Consulta en listas de control para el Sistema de Administración de Riesgos de LA/FT/FPADM.
- Validación de idoneidad mediante visitas domiciliarias y/o estudios de seguridad.
- Gestión de afiliación a entidades de seguridad social y otras entidades beneficiarias.
- Entrega de información a fondos de empleados y entidades solidarias autorizadas.
- Actividades propias del empleador, incluyendo sector asegurador para pólizas del titular.
- Compartir datos con autoridades judiciales o administrativas nacionales o extranjeras por razones legales.
- Acceso a beneficios y programas de bienestar corporativo para el titular y sus beneficiarios.
- Gestión de cobro de licencias e incapacidades ante EPS, ARL y otras entidades del vínculo laboral.
- Gestión de informes de práctica con instituciones educativas (aprendices).
- Almacenamiento de información post-contrato para cumplir obligaciones legales y certificaciones laborales.
- Videovigilancia para seguridad, control de acceso y apoyo en procesos disciplinarios.
- Identificación digital y biometría para control de acceso e identidad.
- Uso de fotografías, videos o grabaciones para campañas publicitarias y eventos empresariales.
- Proceso de vinculación y contratación con debida diligencia (contable, financiero, comercial, logístico).
- Consulta en listas de control para el Sistema de Administración de Riesgos de LA/FT/FPADM.
- Gestión y verificación de referencias suministradas.
- Gestión de cobros, pagos, emisión de certificados de ingresos y retenciones.
- Recaudo de cartera y actividades financieras diversas.
- Contacto para encuestas, estudios, campañas de mercadeo y ofrecimiento del portafolio.
- Mejora de atención al cliente, promociones y novedades del portafolio.
- Reportes a centrales de riesgo crediticio por obligaciones vigentes o en mora.
- Videovigilancia para seguridad, prevención del fraude y control de acceso.
- Administración del libro de registro de accionistas y gestión de la relación sociedad-accionista.
- Atención de trámites, quejas y solicitudes de los accionistas.
- Compartir datos con autoridades por razones legales, procesales y/o tributarias.
- Consulta en listas de control para el Sistema de Administración de Riesgos de LA/FT/FPADM.
- Gestión de cobros, pagos y certificados tributarios.
- Registro de asistencias a eventos del máximo órgano social y capacitaciones.
- Datos biométricos para verificación de identidad.
- Publicaciones en medios de comunicación o redes sociales.
- Uso de videos o grabaciones para elaboración de campañas y promoción de eventos empresariales.
Casos sin autorización
- Cuando la información es requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- En caso de hacer tratamiento de datos de naturaleza pública.
- Casos de urgencia médica o sanitaria.
- Para el tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
- Cuando se trata de datos relacionados con el Registro Civil.
Derechos del Titular
Los titulares de la información objeto de tratamiento por la empresa podrán ejercer los siguientes derechos:
Acceso gratuito
A los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
Conocer, actualizar y rectificar
Información parcial, inexacta o incompleta.
Solicitar prueba
De la autorización otorgada para el tratamiento.
Ser informado
Del uso que se ha dado a sus datos personales.
Revocar autorización
Cuando el tratamiento no respete los principios constitucionales y legales.
Solicitar supresión
Cuando los datos no sean tratados conforme a la legislación vigente.
Procedimiento de Atención
8.1 Consultas
Los titulares o personas con interés legítimo podrán solicitar información sobre sus datos almacenados. La consulta será atendida en un término máximo de 10 días hábiles desde su recibo. Si no es posible atenderla en ese plazo, se informará al interesado con los motivos y la nueva fecha, que no podrá superar 5 días hábiles adicionales.
8.2 Reclamos
Los titulares o causahabientes que consideren que la información debe ser corregida, actualizada o suprimida podrán presentar un reclamo adjuntando: nombre completo e identificación, datos de contacto, descripción de los hechos y documentos de soporte.
El término máximo para atender el reclamo es de 15 días hábiles. Si no es posible, se informarán los motivos y se fijará nueva fecha, que no podrá superar 8 días hábiles adicionales.
8.3 Canales de atención
Transferencia y Transmisión
La empresa podrá realizar transferencia o transmisión de datos verificando los niveles de protección y seguridad del receptor, suscribiendo contratos que garanticen la protección de los datos personales. Los contratos establecerán:
- Alcance del tratamiento.
- Actividades que el encargado realizará por cuenta del responsable.
- Las obligaciones del encargado para con el titular y el responsable.
Vigencia
La presente Política rige a partir del 23 de diciembre de 2024. El período de conservación de los datos personales es el necesario para alcanzar la finalidad para la cual fueron recolectados, mientras no se solicite la supresión por parte del titular y siempre que no exista un deber legal para conservarlos.
Los datos estarán sujetos a tratamiento durante el término contractual en el que el titular tenga el producto, servicio, contrato o relación, más el término que establezca la ley.
Disposiciones Finales
Esta política puede ser modificada en cualquier momento con el objeto de adaptarla a nuevas prácticas o a novedades legislativas y jurisprudenciales. Cualquier actualización se pondrá a disposición de los titulares a través de los medios de comunicación disponibles, indicando la fecha de entrada en vigor de la correspondiente modificación.